Blog
Jak zorganizować recepcję w salonie? Praktyczne porady
Zarządzanie Salonem
Czy recepcja w salonie jest niezbędna? To zależy od charakteru salonu. Mimo iż część czynności związanych z obsługą klienta można zrobić on-line za pomocą systemu do zarządzania Saloner, to jednak recepcja, taka z prawdziwego zdarzenia, z ladą, komputerem i uśmiechniętą obsługą, nadal się przydaje. Jak zorganizować recepcję w salonie, by stanowiła wizytówkę lokalu?
Recepcja w salonie – korzyści
Nie wszędzie recepcja jest potrzebna, ale tam, gdzie występuje znacznie łatwiej o nawiązywanie dobrych relacji pomiędzy pracownikami a klientami. Salon to nie jest (a przynajmniej nie powinien być) lokal, do którego wchodzi się, odbiera usługę i wychodzi bez słowa. To często miejsca, w których zawierane są znajomości, a klienci przychodzą nie tylko po to, by otrzymać zamówioną usługę.
Dobrze urządzona recepcja jest wizytówką. Pozwala od razu się zorientować, jak firma podchodzi do klienta i czy obsługa jest profesjonalna. Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że recepcje mają firmy prestiżowe. To spore uproszczenie, ale nie da się ukryć, że to właśnie ten element w dużej mierze wpływa na „pierwsze dobre wrażenie”.
Do korzyści wynikających z recepcji w salonie można zaliczyć między innymi standaryzację obsługi klienta, sprawne zarządzanie rezerwacjami, zmniejszenie kosztów zarządzania, większe zadowolenie klientów i utożsamianie firmy z konkretnymi ludźmi, co przekłada się na przywiązanie do marki.
Recepta idealna na recepcję idealną
Ponieważ głównym zadaniem tego miejsca jest przyjmowania klientów, recepcja musi znajdować się w widocznym i łatwo dostępnym miejscu. Niekoniecznie tuż przy drzwiach wejściowych, ale nie powinna być zakamuflowana tak, by trzeba było jej poszukiwać z mapą w ręku.
To, czy recepcja powinna być ladą, czy biurkiem to wyłącznie kwestia wystroju. Co innego jej forma pod względem organizacji pracy. Musi zapewnić swobodną przestrzeń na postawienie komputera, telefonu, terminalu płatniczego, kasy fiskalnej, dokumentów i materiałów biurowych.
Warto przyjąć założenie, że jeżeli klient stoi, obsługa też stoi, jeżeli klient siedzi, to pracownik również, tak aby cała obsługa odbywała się na „jednym poziomie”, co stwarza wrażenie równości. Ponadto recepcja powinna być urządzona w sposób budzący pozytywne emocje, przestrzegamy „sterylnością”, które może budzić nieprzyjemne, szpitalne skojarzenia.
Co oprócz lady lub biurka?
Recepcja nie kończy się na jednym meblu. Stanowisko pracy powinno być wyposażone w szafę na dokumenty (zgodną z wymaganiami RODO), kontenery i schowki na organizery i segregatory. Na ladzie muszą znajdować się podręczne przyrządy biurowe, takie jak długopisy, spinacze, kartki, zszywacze czy papeteria firmowa.
Po drugiej stronie lady, tej od strony klienta, powinien znaleźć się wieszak na kurtkę, stojak na parasol, opcjonalnie krzesło lub fotel. Jeżeli spodziewasz się kolejek, warto wydzielić osobne miejsce dla oczekujących. Klienci nigdy nie powinni stać w oczekiwaniu na to, aż zostaną obsłużeni, dlatego warto zorganizować jakiś stolik z pufami, krzesłami lub fotelami, na których będzie można przysiąść na tę chwilę, gdy obsługiwany jest ktoś inny. Oczekiwanie może umilić przyjemna i niezobowiązująca lektura oraz muzyka lecąca z radia internetowego na licencji CC.
Tak zorganizowana recepcja oraz kącik dla oczekujących z pewnością przełożą się na zadowolenie klientów i zwiększenie zainteresowania ofertą salonu.
